Le logiciel de gestion électronique de documents (GED) est un outil crucial pour de nombreuses entreprises, quel que soit leur secteur d’activité. La solution GED permet aux collaborateurs de retrouver plus facilement et rapidement des documents utiles. Elle aide également à sécuriser les données les plus sensibles de l’entreprise et limite ainsi la fuite d’informations. En somme, le logiciel GED est un outil indispensable pour toutes les entreprises en voie de digitalisation !
Utiliser un logiciel GED pour digitaliser les tâches chronophages
En utilisant un logiciel GED, l’entreprise s’assure de gagner du temps sur des tâches qui, d’ordinaire, sont chronophages et énergivores. Une solution GED permet à l’entreprise de :
- Numériser les documents importants : une fois l’étape préalable de numérisation des documents papiers réalisée, le système GED accueille les versions numériques de vos documents classiques ;
- Indexer les fichiers numériques : en proposant une classification claire et intuitive pour chaque document ;
- Stocker et archiver les données en toute sécurité ;
- Diffuser les informations importantes : le logiciel GED permet de diffuser plus facilement les documents aux collaborateurs concernés ou à l’ensemble de l’entreprise.
Dans le cadre d’une digitalisation de la stratégie d’entreprise, adopter un logiciel GED apparaît comme une étape obligatoire. Par exemple, la stratégie GED avec le cabinet mind7.com permet à chaque entreprise de gagner un temps considérable sur la gestion des documents importants.
Adopter un outil GED pour être (vraiment) plus efficace
En optimisant chaque tâche administrative, la GED favorise la productivité de chaque salarié. Dès lors, ils passent moins de temps à rechercher des informations ou des documents importants et peuvent se consacrer aux tâches à plus haute valeur ajoutée. La GED simplifie la façon de travailler de chaque acteur de l’entreprise.
La GED permet de réaliser des économies et avoir un impact positif sur la planète
Diminuer le budget print d’une entreprise est un enjeu tant économique qu’écologique. En réduisant drastiquement la consommation de papier grâce à la GED, les entreprises réalisent d’importantes économies (papier, encre, matériel d’impression, stockage)… Et font un geste positif pour la planète ! Un combo gagnant, qui donne un coup d’éclat à la marque employeur.
Un logiciel GED pour sécuriser efficacement vos informations
Les feuilles volantes sont les pires ennemies de la confidentialité. Difficile d’éviter la fuite d’informations… Pour mieux sécuriser les données confidentielles, la GED est une solution optimale. En centralisant sur l’outil tous les documents importants et en régularisant les accès, le logiciel GED garantit la confidentialité des données sensibles.
Utiliser un outil GED pour améliorer la traçabilité d’un document
Un logiciel de GED permet d’améliorer la traçabilité d’un document. Grâce au moteur de recherche avancé, il est possible de retrouver rapidement et facilement les documents qui ont été archivés dans la solution de GED. En outre, de nombreuses GED offrent des fonctionnalités de collaboration. Il s’agit d’un moyen efficace pour les employés d’échanger des informations sans risquer une fuite de données.
Un système de GED permet de donner une valeur juridique aux fichiers et documents
Un système de GED a également un aspect juridique. Grâce à la GED, il est possible de donner une valeur numérique et juridique aux documents en les signant électroniquement ou en les archivant automatiquement. Cela permet aux entreprises de se conformer facilement aux réglementations en vigueur, ainsi qu’aux exigences de leurs partenaires et clients.
Se munir d’une solution GED permet de favoriser la mobilité des collaborateurs
Enfin, le logiciel GED est d’une grande aide pour le travail des collaborateurs au quotidien. Plus besoin d’avoir sous la main les classeurs qui contiennent des documents papiers importants ! Les informations sont accessibles sur le logiciel, depuis n’importe quel support (ordinateur, smartphone, tablette…). Grâce à la synchronisation automatique des données, les collaborateurs ont en permanence accès à des fichiers valides… Et ce, qu’importe où ils se trouvent !
Ainsi, mettre en place une GED dans son entreprise est extrêmement pertinent. Gain de temps, d’énergie, d’argent et de productivité, le logiciel GED permet à l’entreprise de se développer dans les meilleures conditions.
