Toutes les entreprises appliquent leurs propres politiques internes et styles de management. Des fois, les dirigeants imposent une réunion obligatoire aux collaborateurs en début de semaine ou tous les matins. Cela dit, les points soulevés lors de ses rassemblements ne sont pas toujours axés sur la quête rendement. Les salariés sont alors nombreux à manquer de lucidité. Cette mauvaise manie d’arranger une réunion improductive est connue avec le terme péjoratif réunionite. Elle touche une proportion importante de managers.
Quelles sont les causes de l’improductivité dans une réunion ?
Avant de chercher les solutions adaptées, il est légitime de connaître les origines de cette improductivité. L’un des plus évidents reste l’absence de manager. Il est le garant de la bonne tenue de la séance. Il anime et informe sur les ordres du jour. Il sera à l’écoute des auxiliaires sous sa direction. Il est aussi celui qui prendra les décisions finales. Mais un manager peut être mal à l’aise dans son rôle. Il planifie alors régulièrement des sessions pour gagner en assurance.
Une entreprise peut aussi mettre en place un management collaboratif. Ici, tous les salariés seront investis dans la gestion de la société. Les meneurs sont à l’écoute de leurs avis individuels. Les résolutions importantes sont prises en groupe. Certes, il s’agit d’un mode de management innovant ayant fait ses preuves, mais le manager ne devrait pas esquiver ses responsabilités lors des décisions individuelles.
Le manque de préparation conduit également à la réunionite. L’organisateur oublie de signifier l’ordre du jour. Et parfois, il avance différentes thématiques au cours d’une même séance. Les acteurs entrent alors dans des phases d’incompréhension ou d’impatience. Les adhérents ressentent aussi l’ennui face à des discours inaudibles et des paroles énigmatiques. Les soucis apparaissent d’autant plus quand les discussions ne sont pas cadrées. Cela présume l’évocation de sujets qui n’a rien à voir avec l’ordre du jour.
La création d’un environnement propice
Pour éviter la réunionite, il est d’abord préconisé de répondre à diverses interrogations. Vous devez notamment remettre en question la nécessité de la réunion. Depuis l’avènement des nouvelles technologies, il existe différentes méthodes pour parler à vos collaborateurs. Il y a l’email ou les visio-conférence. L’usage de ces outils est cependant destiné à des nombres de participants restreints. À part les alternatives mentionnées, un entretien individuel est encore une idée pour les dirigeants.
Pour augmenter la concentration des employés, il est recommandé de se réunir dans un endroit confortable. Le lieu devrait être équipé d’un ventilateur en été et d’un climatiseur en hiver. Il devrait être spacieux. Dans ce sens, la location de salle de réunion à Paris est souvent une alternative. Les formes de la table doivent également attirer l’attention de l’organisateur. Avec l’apparence de la lettre V, la personne au bout de la table sera mise en valeur. Dans le cas d’un U, la place de l’administrateur est parfaitement visible. Il attire alors les yeux sur lui. Par contre, une table ronde a tendance à mettre tout le monde sur un même pied d’égalité. En clair, il deviendra difficile de retrouver le manager.
Organisez la rencontre de façon optimale
Les discussions peuvent aller dans tous les sens si vous ne sélectionnez pas les bons participants. Quand le sujet traite de la logistique, il n’est pas évident de convier des représentants d’autres services. Ces derniers pourront juste lire les rapports. Vous pouvez d’ailleurs organiser une autre réunion dans le but de parler aux collaborateurs concernés. En effet, les départements sont souvent interdépendants. Autrement dit, si vous touchiez une division, il y aura forcément une répercussion sur d’autres branches de la société.
L’organisateur devra encore définir l’horaire de début et fin. En principe, la durée ne devrait pas dépasser 40 minutes au risque de voir les intervenants décrochés. Durant ce laps de temps, il veillera à passer en revue tous les points à aborder. Une réunion doit présenter la thématique. Vous devez d’ailleurs vous en tenir au thème. Une préparation en amont est la clé. Notez les questions à poser et les sujets à alléguer.
Après la présentation, il est important de détailler les causes et les conséquences. Une entreprise commerciale perd par exemple des clients dans une zone géographique. Elle pourrait aussi organiser des événements exceptionnels à savoir le Black Friday ou les festivités. Une assemblée est donc indispensable pour éclaircir les objectifs. Pour ce faire, le manager exposera des valeurs et apportera des explications.
Les raisons d’être d’une réunion restent aussi la recherche d’une solution adaptée au problème évoqué. En clair, une décision doit être prise et chacun devrait connaître ses responsabilités. Dans le cas contraire, elle n’est pas productive. Enfin, évitez de programmer un rassemblement hebdomadaire.
Optez pour une animation efficace
L’organisateur devra également appliquer des techniques d’animation. Vous avez sûrement remarqué que certains interlocuteurs parviennent à capter l’attention de l’assistanat. Ils utilisent par exemple le PNL. Dans d’autres cas, ils possèdent du charisme. La clé de la prise de parole est de miser sur les bons vocabulaires. Vous devriez pareillement contrôler le débit de parole. Avant de donner l’élocution à un collaborateur, vous devez savoir son rôle dans l’entreprise. À la fin de la session, un feed-back doit être constaté. Les aboutissements du rassemblement sont aussi à communiquer en interne. Les collaborateurs sauront ainsi toutes les décisions qui ont découlé de la séance.
