Pour être en conformité avec la loi des finances, les entreprises ont l’obligation d’accepter les factures électroniques depuis le 1er juillet 2024. Les émissions de factures devront également être dématérialisées à partir du 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et à partir du 1er septembre 2027 pour les PME et TPE. Pour être en règle, les sociétés devront utiliser des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP). Découvrez comment faire le bon choix pour une intégration réussie.
Définition et fonctionnement d’une plateforme de dématérialisation partenaire
Dans le cadre de la dématérialisation des factures, les entreprises ne pourront plus directement envoyer ces documents aux clients. Après émission, elles devront être envoyées à un tiers qui jouera le rôle d’intermédiaire entre l’entreprise et ses acheteurs. Ce sont les PDP qui se chargeront de l’envoi et de la réception des factures électroniques. Une plateforme de dématérialisation partenaire est une structure privée et immatriculée par l’administration fiscale pour une durée de trois ans renouvelables. En plus de l’émission et de la transmission des factures électroniques, elle assure l’envoi des données de factures, des transactions et de paiements au fisc. Les PDP proposent des prestations annexes telles que :
- des outils de suivi des échéances de factures,
- des tableaux de bord,
- la conversion des factures dans divers formats,
- des outils d’archivage des factures dématérialisées, etc.
Par ailleurs, une PDP constitue un coffre-fort électronique et permet de stocker les données de facturation et les factures émises. En clair, cette plateforme fonctionne comme un logiciel de facturation traditionnelle, sauf qu’elle est homologuée par l’État. Vous devez choisir une PDP en tenant compte des besoins de votre entreprise.
Les principaux avantages d’une PDP pour la facturation électronique
Le principal atout d’une PDP pour la facturation électronique est la couverture large qu’elle offre. Contrairement au portail public de facturation (PPF) qui offre des services de base, les PDP proposent des fonctionnalités additionnelles. Ces services annexes permettent à l’entreprise de gagner du temps et de diminuer les risques d’erreur lors d’envoi de factures. Ces intermédiaires optimisent aussi la gestion de la trésorerie en temps réel pour une meilleure répartition des ressources. De plus, la PDP permet de réaliser des contrôles spécifiques. Le PPF permet uniquement de réceptionner les factures avec un format identique et d’appliquer les mêmes contrôles pour tous les utilisateurs.
Par contre, la plateforme de dématérialisation partenaire est capable de réaliser des contrôles en fonction des particularités de votre secteur d’activité. Elle a également la capacité d’archiver légalement les factures pendant une durée de dix ans renouvelables conformément aux normes réglementaires. La PDP peut de plus extraire facilement les informations nécessaires telles que le taux de TVA applicable, les montants, les dates, etc., pour les envoyer aux autorités fiscales. Elle vous permet d’éviter les erreurs et de gagner du temps lors de vos déclarations fiscales. Ce type de plateforme de facturation électronique garantit l’intégrité, la fiabilité et l’authenticité des données stockées.
Critères pour choisir la bonne plateforme de dématérialisation
Le choix d’une plateforme de dématérialisation partenaire est un enjeu majeur pour les entreprises qui veulent se conformer aux réglementations en vigueur. Le premier critère dont il faut tenir compte est l’interopérabilité de la solution. Assurez-vous que la PDP est capable d’interagir avec d’autres systèmes et logiciels, internes et externes. L’interopérabilité vous permet d’échanger des factures et des informations essentielles avec vos fournisseurs, clients et partenaires rapidement et de manière fluide.
Vérifiez d’autre part la conformité de la PDP aux normes de sécurité en vigueur et au RGPD (règlement général de protection des données). Les plateformes de dématérialisation partenaires stockent des informations sensibles. Elles doivent donc offrir des garanties en matière de chiffrement de données, de sauvegarde des informations et d’authentification des utilisateurs. Vérifiez que la PDP est accessible aux petites et moyennes entreprises (PME).
Le logiciel doit être facile à prendre en main et avoir une interface intuitive. Il doit aussi proposer des tarifs abordables et des formules flexibles en fonction de la taille de la société, des fonctionnalités proposées et du volume de factures traitées. Misez sur une PDP qui peut traiter des factures dans les formats électroniques les plus courants (PDF, XML, etc.). Elle doit enfin permettre de convertir les factures papier en format électronique pour faciliter la transition vers la facturation électronique et éviter les erreurs de saisie.
Processus d’intégration d’une PDP pour une transition en douceur
Après le choix de votre plateforme de dématérialisation partenaire, faites-vous accompagner par le fournisseur pour la mise en place. Une formation approfondie est nécessaire pour permettre à vos employés et partenaires d’utiliser correctement l’outil. Une implication active de tous les acteurs dans le processus d’intégration est requise pour qu’ils bénéficient d’une expérience conviviale et intuitive.
Veillez à choisir une solution évolutive et compatible avec les systèmes et logiciels que vous utilisez déjà. La plateforme de dématérialisation partenaire doit pouvoir s’intégrer sans difficulté à l’infrastructure informatique de votre société.
Optimisez votre facturation électronique avec une PDP : meilleures pratiques
Pour maximiser votre système de facturation électronique avec une PDP, effectuez d’abord un audit de l’existant. Cela vous permettra de faire le point sur vos faiblesses et d’adapter le processus aux besoins de votre entreprise. Après le choix et l’intégration de la plateforme de dématérialisation partenaire qui convient à votre structure, fixez-vous des objectifs atteignables. Cela vous permettra d’apprécier rapidement les résultats et bénéfices du déploiement d’une PDP dans votre société. Vous devez aussi communiquer pour faire adhérer vos clients et partenaires. Commencez dès maintenant à les informer sur la réforme, les dates clés, ses avantages et les changements qu’elle implique.
Faire ce travail en amont facilitera le déploiement de la PDP et limitera les risques d’échec. Vous avez le choix entre plusieurs outils pour communiquer sur le sujet : newsletters, webinaires, bilans, etc. Avec la réforme sur la dématérialisation des factures, l’adoption d’une plateforme de dématérialisation n’est plus une option. La PDP simplifie l’émission et la réception des factures avec vos clients et partenaires. Faites alors le bon choix pour vous conformer aux réglementations en vigueur et bénéficier des nombreux avantages que cette solution offre.
