Les acteurs du secteur public et ceux du secteur privé sont désormais pleinement conscients de l’importance de la dématérialisation. À l’ère de la mondialisation, il est crucial de faciliter les échanges. L’utilisation de pièces dématérialisées permet justement d’atteindre cet objectif. Dans le milieu des affaires, cette situation a conduit à l’usage de factures numériques.
Pourquoi opter pour la facturation électronique ?
La facturation est au cœur de la stabilité financière d’une société. Ces pièces doivent être envoyées dans les meilleurs délais pour éviter les retards de payement. Leur version Proforma fait également office de devis et permet à la clientèle de connaitre le coût d’une commande ou d’une prestation. Pendant longtemps, les entreprises émettaient uniquement des factures sous format papier. Ce qui les obligeait à recourir aux services d’un coursier pour transmettre ce document commercial. Seulement, l’éloignement géographique entre l’émetteur et le destinataire peut rapidement poser problème.
La dématérialisation des factures vient résoudre cette problématique. En se servant des pièces dématérialisées, l’enseigne gagne énormément de temps et optimise la gestion de sa trésorerie. La structure pourra percevoir ses paiements plus efficacement et améliorer la gestion de ses finances. Cette solution participe aussi à la réduction des charges de l’entreprise. Le « zéro papier » contribue en effet à réduire les dépenses d’impression. Dans certains secteurs, ce changement entrainera une hausse significative des marges. Notons qu’en plus de faciliter les échanges avec les partenaires, la facturation électronique apporte plus de clarté à la comptabilité de l’établissement. La traçabilité des transactions sera nettement améliorée et il sera bien plus simple de tenir sa comptabilité à jour. Les pièces comptables numérisées livrent également des pistes d’audit. Les responsables financiers pourront alors mieux apprécier les recettes et prendre les mesures adéquates pour développer le chiffre d’affaires de l’enseigne et réduire les dépenses.
Les changements à opérer pour émettre des factures dématérialisées
Contrairement aux idées reçues, les factures dématérialisées ne sont pas des documents qu’on aurait simplement scannés. Ces pièces doivent être authentifiables et datées selon des normes définies. Dans ce contexte, l’entreprise doit absolument dénicher une solution de dématérialisation à la portée de ses moyens. Si certaines structures font appel à des prestataires spécialisés pour le traitement des flux entrants et sortants, d’autres se contentent d’utiliser un logiciel performant. Cette seconde alternative a l’avantage d’être peu coûteuse. L’outil en question intègre également d’autres fonctionnalités, il permet de créer et d’éditer les factures, de les envoyer directement par mail ou encore de les sauvegarder sur le système d’informations de l’établissement.
Pour dénicher ces utilitaires, les dirigeants ont vivement intérêt à contacter des éditeurs compétents comme la société Syleg. Plusieurs agences françaises se partagent aujourd’hui ce marché. On se penchera sur les réalisations de la société éditrice avant de faire son choix. Les chefs d’entreprise doivent se procurer un logiciel sur mesure de sorte à assurer l’interopérabilité des outils employés par le personnel.
Il faut savoir qu’opter pour la facturation électronique implique aussi la création d’une signature électronique propre à l’enseigne. L’utilisation d’un logiciel adapté ou la collaboration avec un prestataire spécialisé réglera ce problème. L’horodatage suivra également les normes en vigueur.
