Traiter les notes de frais prend beaucoup de temps dans une entreprise, du temps qui coûte de l’argent et qui pourrait être mis à meilleur profit. C’est pour cela que les entrepreneurs sont de plus en plus nombreux à utiliser un logiciel de gestion des notes de frais. Une dématérialisation qui compte de nombreux avantages !
Une dématérialisation des notes de frais de plus en plus adoptée
Entrer toutes les dépenses liées à son activité dans un tableur, saisir les différentes factures dans un tableau, les envoyer à l’entreprise qui les transmet à l’expert-comptable… sont des tâches fastidieuses et qui prennent beaucoup de temps. En effet, selon une étude relatée sure cette page, 63 % des salariés voient dans la gestion papier de ces notes liées à leur activité une corvée et une perte de temps. Pourtant, 47 % des entreprises les gérer de cette façon est la solution.
Les autres entreprises se tournent vers une dématérialisation de la saisie de leurs frais et à profiter des nombreux avantages que cela apporte.
Les avantages de la dématérialisation
Traiter des notes de frais manuellement coûte environ 50 € par note à une entreprise, ce qui représente au final environ 7 % de son budget. Avec la dématérialisation, les frais sont réduits de 65 % et le temps lié à leur saisie de 79 %. Les logiciels proposés offrent une saisie facile et intuitive, accessible à chacun sans avoir besoin d’un bon niveau en informatique. C’est donc un gain financier et de temps considérable. Et dans le même temps, le taux de conformité des notes augmente de 10 %, ce qui évite d’avoir à recommencer cette tâche, c’est donc là aussi un gain de temps et d’argent.
Mais la dématérialisation des notes de frais présente également d’autres avantages comme limiter la gestion de papier ce qui réduit les besoins et coûts d’impression mais résout également les besoins de stockage. Cela vous permet aussi de pouvoir donner les documents nécessaires en cas de contrôle.
Par ailleurs, la communication est facilitée entre les différents services. L’expert-comptable peut trouver les notes en utilisant le logiciel. En effet, des tableaux de bord récapitulatifs sont consultables en ligne comprenant les historiques, le nombre de notes, leur montant, ce qui reste à rembourser… De plus, le dirigeant étant informé en temps réel de la saisie de notes, il peut les approuver plus rapidement. Les délais de remboursement sont ainsi réduits de deux tiers.
Tout cela permet aussi au dirigeant de mieux contrôler les dépenses liées aux déplacements des salariés et de les maîtriser mais aussi de repérer les abus grâce à des reportings personnalisés. Vous avez une vision globale des dépenses et la possibilité de les contrôler par salarié.
Tous ces avantages liés à la dématérialisation font que les entrepreneurs sont de plus en plus nombreux à l’utiliser dans tous les domaines de leur entreprise que ce soit pour stocker les données, pour améliorer la relation client.
Bien choisir son logiciel
Avant de vous lancer dans un comparatif des solutions existantes, commencez par lister vos besoins et toutes les tâches que vous aimeriez faciliter en utilisant un logiciel de notes de frais. D’une manière générale, il est bon que celui-ci vous permette d’avoir un bon archivage des données et un partage de celles-ci, un nombre d’utilisateurs qui répond à une demande croissante en cas de développement et des statistiques faciles à lire et analyser sans oublier des mises à jour automatiques et gratuites.
Et, il est important que chacun puisse utiliser le logiciel depuis n’importe quel poste. C’est indispensable notamment pour vos commerciaux qui sont nomades.
