En raison de ses avantages en termes d’économie et de praticité, le flex office est une option de plus en plus prisée. Mais aussi, un nombre important d’entreprises optent pour un bureau flexible, indépendamment d’une quelconque ambition de réduction de coûts. Il va donc sans dire que ce mode de travail a bien des avantages, que vous découvrirez dans cet article. Et surtout, nous vous disons tout sur comment opérer ce changement de façon réussie.
Que faut-il comprendre par « flex office » ?
Encore appelé desk sharing, cette expression désigne le fait de ne pas avoir de bureau précis. Les employés ou collaborateurs sont nomades et connectés. En d’autres termes, en flex office, ces derniers :
- N’ont pas de poste de travail fixe ;
- Partagent tous le même espace de travail ;
- Ont la possibilité de se déplacer lorsqu’ils le désirent.
Mais passer par une plateforme logistique est un impératif, pour éviter de sacrifier le bien-être de votre personnel par exemple. La plateforme logistique collecte vos objets, les stocke dans des entrepôts logistiques sécurisés, avec la possibilité d’y accéder n’importe quand : c’est le stockage professionnel.
Mais quelles raisons peuvent justifier le choix de ce mode de fonctionnement ? Il y en a plusieurs et leur pertinence vaut le détour.
Les avantages d’un bureau flexible
Si des entreprises décident de passer jusqu’à 35 000 mètres carrés de bureaux en flex office, bien que n’ayant aucune contrainte économique, c’est qu’il y a suffisamment d’avantages autour.
L’espace
L’optimisation de l’espace est l’avantage le plus évident et l’objectif le plus poursuivi. Les espaces jadis non utilisés sont désormais optimisés : une révolution dans le travail.
Plus encore dans la poche ! Et pour cause, les 35 à 55 % de postes non occupés habituellement pour diverses raisons, et qui constituaient du gaspillage en termes de coût, sont désormais exploités et adaptés aux besoins des travailleurs.
La productivité
Il faut souligner que le flex office redynamise les salariés ; il contribue à une meilleure collaboration entre les équipes. Imaginez tous les cloisons cassées, tous vos salariés rassemblés, tout en leur maintenant des conditions de travail confortables.
Il n’y a plus de place figée, plus de management vertical ni hiérarchisé, etc. Désormais, seuls les objectifs deviennent la priorité d’une équipe solidaire, créative, soudée et responsabilisée : le management horizontal. Faut-il encore rappeler les conséquences sur le rendement ?
S’adapter à l’ère du digital
Impossible de parler entreprise de nos jours sans dire « digital ». Il y a donc de quoi virer au flex office. En effet, toutes les entreprises font en ce moment une course effrénée pour dématérialiser leurs process.
C’est le moment de faire d’une pierre deux coups : bénéficier de l’optimisation de l’espace, puis de la numérisation inévitable qui s’ensuit. Pas de bureau flexible possible sans smartphone, ordinateur portatif, cloud, etc., puisque les tâches minimales se confient virtuellement et les bureaux ne sont occupés que pour les réunions sur les sujets les plus importants.
En deux mots : concentration, efficience ! Voici quelques conseils pour réussir votre transition au flex office.
Réussir une belle transition
Il serait utopique de penser que de si beaux enjeux soient dénués de difficultés. Comment s’en sortir ?
Tenir compte des habitudes de chacun
Indispensable, en raison de la mutualisation qui prévaudra désormais.
Aménager des espaces collaboratifs
Des espaces collaboratifs diversifiés sont indispensables pour maintenir la proximité entre les équipes, et surtout faciliter l’appropriation de l’espace par chacun. Une bibliothèque, une bulle phonique, un espace détente, une salle de réunion, etc.
Prévoir des cabines téléphoniques
Ils vous seront également très utiles afin que chacun puisse émettre ou recevoir des appels sans déranger le reste de l’équipe qui travaille en flex office.
Tester, évaluer, adapter et communiquer
Pour éviter que tant de changements d’un coup ne perturbent ni salarié ni manager. Cela vous permettrait de :
- Vous assurer que la transition s’effectue bien ;
- Analyser les forces et faiblesses de cette nouvelle donne ;
- Réajuster des éléments au besoin.
Mais une fois encore, vous devriez vous faire accompagner d’une plateforme logistique pour des conseils et orientations, ainsi que pour la possibilité du stockage professionnel. Retrouvez plus de conseils sur cette page pour un passage au flex office réussi.
