C’est un fait acquis : la plupart des collaborateurs d’une entreprise sont convaincus que les réunions ne servent pas à grand-chose et ils sont très nombreux à le penser…
Et vous savez quoi? Nous aussi nous pourrions être d’accord avec ce point de vue !
Trop longues, pas assez concrètes, non suivies d’effets : les critiques sont souvent justifiées. Pourtant bien pensée et bien menée, la réunion est un véritable levier de performance pour l’entreprise. A travers, cet article, nous avons vous donnez des astuces et conseils pratiques pour redonner du sens à la réunion et, par là-même, de l’énergie à vos équipes !
Les différentes réunions de travail
Il n’existe pas une réunion, mais plusieurs réunions différentes dans une même entreprise ou dans un même service. Il faut cesser de voir la réunion comme un rendez-vous monolithique, répétitif, et finalement sans plus-value pour les entreprises !
Il faut envisager la réunion communément appelée meeting dans certaines start up, comme un point de connexion indispensable entre les équipes. Ce point de connexion doit permettre de faire passer le flux d’informations dont chacun a besoin pour mener à bien ses missions, sa part d’un projet et surtout faire progresser l’ensemble des interlocuteurs de cette réunion !
La réunion doit venir rythmer le travail et le faciliter, pas le ralentir ni l’appesantir. La réunion hebdomadaire doit prendre entre 30 et 45 minutes : elle se passe autour d’un café, d’une table haute et permet la progression opérationnelle de toute l’équipe concernée !
La réunion bimestrielle ou trimestrielle doit se tenir dans une salle dédiée dans l’entreprise, avec des supports papiers ou digitaux afin de faire le point sur l’avancement des objectifs et des projets en cours.
La réunion annuelle, la plus importante et la plus longue, mérite une salle de réunion à louer : c’est là que seront analysés les résultats et définies les orientations stratégiques, c’est la réunion du bilan et des perspectives pour l’année à venir.
La réunion de travail : à quoi ça sert vraiment ?
Ces différentes réunions, chaque semaine, chaque trimestre, chaque année ont bien sûr pour objectif de suivre la réalisation des chantiers, de maintenir la performance / motivation des équipes , de permettre l’efficience de l’entreprise et de l’atteinte des objectifs communs et individuels.
Elles ont aussi pour mission de répondre aux besoins de chaque équipe et de chaque membre d’une équipe. Ces besoins sont identifiés. Il s’agit du besoin opérationnel : vos collaborateurs veulent travailler et ils veulent travailler dans de bonnes conditions, ils désirent voir leurs efforts fructifier et voir les fruits de leurs travail. La réunion doit donc leur permettre d’avancer dans leurs tâches et de visualiser leurs résultats d’une manière plus concrète !
Il y a aussi le besoin de régulation : il s’agit là de maintenir la cohésion de l’équipe, son équilibre, ses synergies entre les différentes membres d’un groupe ou d’un service.
La réunion ne doit donc pas se transformer en exercice de management vertical, ou en dialogue entre quelques uns : si elle doit être menée par le manager, elle doit inclure tous les participants et permettre à chacun d’exprimer ses besoins, son point de vue, ses difficultés sans être juger.
Il y a enfin le besoin de vision : celui-ci doit être satisfait lors de la grande réunion annuelle, qui peut aussi s’appeler « séminaire ». L’intérêt de louer une salle pour cela, c’est de prendre de la distance avec le quotidien, de sortir « la tête du guidon » et de montrer aux équipes les perspectives à échéance quadriennale ou quinquennale.
