Les archives, ces témoins précieux de l’activité et de l’héritage d’une entreprise, jouent un rôle clé dans sa continuité, sécurité et performance. Cependant, gérer efficacement et légalement ces archives soulève de nombreuses questions : comment garantir une bonne gestion documentaire ? Quelles sont les stratégies et normes pour un archivage réussi en entreprise ?
Ce guide pratique offre des stratégies éprouvées pour une gestion optimale des archives, qu’il s’agisse de documents papier ou numériques. Nous vous guiderons à travers les étapes pour identifier et classifier les documents, établir une politique robuste de gestion documentaire, maintenir la sécurité et la confidentialité des informations archivées, et respecter les délais légaux de conservation et de destruction. Découvrez comment améliorer la gestion des archives dans votre entreprise pour renforcer son efficacité et valoriser son histoire.
Fondements de l’archivage en entreprise : Identifier et classer les documents
Qu’est-ce qu’une archive d’entreprise et quels documents faut-il conserver ?
Une archive d’entreprise représente un témoignage fidèle de l’activité et de l’histoire de l’organisation. Qu’elle soit sous format papier ou numérique, elle est cruciale. Différents types d’archives existent, classées selon leur nature, fonction et valeur : les archives courantes, les archives intermédiaires et les archives définitives.
Les documents à conserver sont ceux possédant une importance juridique, comptable, fiscale, sociale, commerciale ou historique pour la société. Ils doivent être gardés pendant une durée déterminée par la loi ou par des accords contractuels. Par exemple, il est impératif de respecter la local d’archives réglementation en conservant les factures pendant 10 ans, les contrats de travail pendant 5 ans après leur terme, et les bulletins de salaire pendant 50 ans.
Les principes de base du classement des documents
Le classement des documents est une pratique qui consiste à les trier, les regrouper et les étiqueter de manière logique et structurée. Cette organisation est primordiale pour en simplifier la recherche, l’accès et la gestion. On peut utiliser diverses méthodes, comme le classement alphabétique, chronologique, thématique, numérique ou géographique.
Quelques principes fondamentaux doivent être suivis lors du classement :
- Classer les documents immédiatement après leur réception ou création pour prévenir l’entassement et la perte d’informations.
- Séparer les documents courants de ceux destinés à être archivés afin d’optimiser l’utilisation de l’espace et du temps.
- Employer des outils de classement appropriés tels que des chemises, dossiers, boîtes, étiquettes et codes.
- Éliminer les documents obsolètes ou superflus, tout en respectant les délais légaux de conservation et la confidentialité.
Codes et normes de classification : Établir un système de référence
Afin de classifier les documents de manière efficace et standardisée, il est conseillé de mettre en place un système de référence, basé sur des critères et des règles précises de classement. Ce système peut se fonder sur des codes et normes de classification, qui sont des guides pratiques permettant l’identification rapide, l’organisation et le partage des documents.
Les codes de classification constitués de lettres, chiffres ou symboles catégorisent les documents en fonction de critères tels que l’origine, la nature, la destination ou le contenu. Un code peut, par exemple, révéler le département émetteur, la catégorie du document, la date ainsi que son numéro séquentiel.
Quant aux normes de classification, ce sont des références qui établissent les principes et processus de triage des documents. Ces standards peuvent être en vigueur à l’intérieur de l’entreprise ou être issus d’organismes officiels ou spécialistes, comme la norme ISO 15489-1 qui propose des lignes directrices pour la gestion des documents d’activité.
Mettre en place une politique de gestion documentaire efficace
Développer une politique de Records Management
Le Records Management constitue l’ensemble des procédures permettant un contrôle minutieux des documents d’une entreprise, assurant du début à la fin de leur cycle de vie, leur fiabilité, disponibilité et traçabilité. Cette discipline est cruciale pour respecter les normes légales et réglementaires.
Pour instaurer une politique de Records Management efficiente, il est essentiel de définir les objectifs, attributions, processus, normes et critères d’évaluation de performance relatifs à la gestion documentaire. Il est également critique d’engager les parties prenantes—des cadres de l’entreprise aux services informatiques et juridiques, en passant par les archives. Le suivi rigoureux et l’analyse de l’efficacité de cette politique sont des étapes incontournables.
Respect des durées légales de conservation des documents
La conservation des documents d’entreprise est soumise à des durations légales spécifiques. Ces périodes varient en fonction du type de document, du secteur et du cadre législatif du pays concerné. Par exemple, en France, la législation impose une conservation de 10 ans pour les factures ou encore 50 ans pour les bulletins de paie.
Le respect de ces périodes est fondamental pour garantir la conformité légale de l’entreprise, prévenir les sanctions, protéger ses droits et intérêts et aussi optimiser l’espace de stockage. L’établissement d’un tableau de gestion documentaire précisant pour chaque type de document sa durée de conservation et les modalités de gestion est donc primordial.
Gérer le cycle de vie des archives : de la création à l’élimination
Les archives incarnent la mémoire d’une entreprise, reflétant son activité et son histoire. Elles ont une importance capitale, notamment sur les plans juridique, comptable et historique. La gestion de leur cycle de vie est une tâche qui se décompose en quatre phases essentielles : création, utilisation, conservation et élimination ou conservation définitive.
Le cycle débute par la création d’archives fiables, authentiques et exploitables. L’utilisation implique leur accessibilité et leur réutilisabilité. La conservation requiert des mesures garantissant leur sécurité et leur intégrité. Enfin, l’élimination ou la conservation définitive doit être réalisée en conformité avec les directives du tableau de gestion, tout en respectant les délais et les impératifs de confidentialité.
Les outils et logiciels au service de l’archivage
Les avancées technologiques ont donné naissance à des outils et logiciels dédiés à l’archivage, qui répondent aux besoins variés des entreprises. Ces solutions facilitent la dématérialisation, le classement, la recherche, la consultation et le partage des archives, en assurant en même temps leur sécurité et leur traçabilité.
On distingue différents types de solutions telles que les logiciels de gestion électronique de documents (GED), la gestion des archives (SAR), le Records Management (RM), les coffres-forts électroniques (CFE), chacun avec ses spécificités. Sélectionner le bon outil nécessite une évaluation des besoins de l’entreprise, considérant des critères tels que la taille de l’organisation, la nature et le volume des documents, mais aussi le budget, les fonctionnalités, l’ergonomie et la sécurité.
Assurer la sécurité et la confidentialité des archives
Mesures de protection des documents sensibles
Les documents sensibles, détenant des informations confidentielles, stratégiques ou personnelles, sont cruciaux pour la sauvegarde des intérêts et droits d’une entreprise ou individus. Une divulgation ou altération imprévue pourrait s’avérer préjudiciable. D’où l’importance de prendre des mesures pour les sécuriser contre vol, malveillance ou erreurs humaines :
- Restreindre l’accès aux documents aux utilisateurs autorisés via des systèmes d’authentification et d’autorisation fiables.
- Chiffrer les données, utilisant des algorithmes et des clés de cryptographie robustes, pour empêcher la lecture sans autorisation.
- Mettre en œuvre des règles de confidentialité conformes au RGPD, tout en informant les parties prenantes sur leurs droits et sur l’usage des données.
- Éduquer et former le personnel, soulignant les pratiques de sécurité, en vue de les responsabiliser sur la protection des informations.
Gestion des risques : préserver les archives d’entreprise des sinistres
Les archives d’entreprise affrontent des risques de catastrophes tels que les incendies, les inondations ou le vandalisme. La protection des archives inclut une gestion des risques efficace, avec les phases suivantes :
- Identifier et évaluer les risques en analysant les sources potentielles de danger et les vulnérabilités.
- Prévenir les risques via des mesures préventives, telles que le respect des normes de sécurité et la maintenance préventive.
- Élaborer un plan d’urgence, spécifiant les procédures à suivre en cas de sinistre.
- Restaurer les archives, évaluant les dommages et utilisant des méthodes adéquates pour récupérer ou reconstituer les documents affectés.
La dématérialisation des documents : une protection supplémentaire ?
La dématérialisation des documents vise à convertir le format papier en numérique, ce qui comporte des avantages comme la réduction des coûts et l’amélioration de l’accès. Cependant, est-elle une couche de protection additionnelle ? Bien que la dématérialisation puisse simplifier la gestion, elle soulève de nouveaux défis tels que la vulnérabilité au piratage ou à l’altération des données. Il est donc crucial de sécuriser les documents numériques en suivant des normes strictes et en assurant leur intégrité, disponibilité et confidentialité.
Le rôle de la formation du personnel dans la sécurité des archives
Le personnel joue un rôle déterminant dans la sécurité des archives, étant producteur, utilisateur et protecteur des documents. Une formation adéquate est essentielle pour sensibiliser aux risques et meilleures pratiques liés à la gestion des archives. Les axes de formation comprennent :
- Les procédures de gestion des archives, établissant les règles et responsabilités pour la manipulation des documents.
- Les mesures de protection des documents sensibles, assurant la confidentialité et la sécurité des données sensibles.
- La gestion des risques, préparant l’entreprise à affronter et gérer les crises tout en se dotant de la capacité de rétablir les archives endommagées.
- La dématérialisation, qui nécessite un respect des normes de gestion de données pérennes tout en sécurisant les informations numérisées.
Conclusion
À travers ce guide pratique, vous avez acquis des techniques efficaces pour la gestion des archives d’entreprise. Ces compétences clés concernent l’identification et le classement des documents, l’élaboration d’une politique de gestion documentaire robuste, la préservation de la sécurité et de la confidentialité des archives, ainsi que les outils et logiciels adéquats pour une optimisation de l’archivage. Toutes ces connaissances vous équipent pour améliorer la gestion des archives au sein de votre entreprise et en maximiser les bénéfices.
Cependant, il est essentiel de ne pas s’arrêter en si bon chemin. La gestion des archives est dynamique et s’adapte constamment. Pour cela, maintenez une veille permanente, ajustez-vous aux spécificités et aux exigences de votre société, et effectuez des évaluations régulières de vos pratiques. N’oubliez pas l’importance de solliciter des experts, de rechercher des ressources en ligne ou de participer à des formations pour affiner votre maîtrise de l’archivage. Mettez en application ce que vous avez appris ici et observez les avantages concrets pour votre entreprise.
