En entreprise, la gestion des clefs est souvent négligée. Cependant, elle joue un rôle important dans la sécurité des locaux, des équipements et des informations sensibles. En réalité, des clefs mal gérées peuvent entrainer des conséquences désastreuses (vol, intrusions, pertes de données, etc.). Dans le but de renforcer la sécurité de votre entreprise, d’optimiser votre organisation et de réduire les risques de litiges en cas d’incident, vous devez mettre en place un système de gestion des clefs efficace et sécurisé. Voici les dispositions à prendre pour y parvenir.
Investissez dans des solutions de sécurité modernes
Les solutions de sécurité modernes offrent de nombreux avantages pour la gestion des clés. Face aux défis posés par la gestion des clés, plusieurs leaders, comme Traka proposent des solutions innovantes et intelligentes. Au nombre de celles-ci figurent les armoires de gestion des clefs.
Ces solutions vous permettent de contrôler et de tracer l’utilisation de chaque clé, en attribuant des droits d’accès personnalisés à chaque utilisateur. Ainsi, vous pouvez savoir qui a pris quelle clé, à quel moment et pour quelle durée. De plus, adaptées à différents secteurs d’activité (entreprise, hôtellerie, institutions publiques, etc.), les armoires sont équipées de systèmes d’alarmes et de verrouillage automatique. Cela renforce la sécurité et prévient les risques de perte ou de vol.
Comme vous pouvez le voir ici, les solutions de gestion des clés offrent d’innombrables avantages aux entreprises. Premièrement, elles offrent une sécurité renforcée en contrôlant les accès, en envoyant des accès en temps réel. De même, elles permettent de gagner du temps en automatisant les processus et en réduisant les recherches de clés. Enfin, cette solution permet de réduire les coûts. En effet, en optant pour elle, vous réduirez les risques de pertes de clés et optimiserez donc vos ressources.
Définissez des procédures claires et strictes
La mise en place de procédures claires et strictes représente le fondement d’une gestion sécurisée des clés. Ces procédures doivent être élaborées en tenant compte de plusieurs éléments, dont les spécificités de l’entreprise, des locaux et des activités qui y sont menées. Elles doivent préciser les critères d’attribution des clefs, les personnes autorisées à les recevoir et les modalités de remise (signature d’un registre, enregistrement dans un logiciel, etc.).
Par ailleurs, les procédures doivent définir les règles d’utilisation des clefs, notamment les horaires d’accès et les restrictions d’accès à certains locaux. Elles doivent aussi préciser les interdictions de reproduction ou de prêt des clefs. Il est important de rappeler aux employés l’importance de ne pas laisser les clefs trainer et de les ranger dans un lieu sûr après utilisation. Les procédures doivent également mentionner les modalités de restitution des clés ainsi que les sanctions en cas de non-respect des règles.
Effectuez des audits réguliers
La gestion des clefs n’est pas une tâche ponctuelle, mais un processus continu. Pour ce fait, vous devez effectuer des audits réguliers pour vérifier l’efficacité du système de gestion en place et identifier les éventuelles failles. L’audit peut porter sur plusieurs actions.
Par exemple, il peut porter sur l’inventaire des clefs, les procédures d’attribution et de restitution, les contrôles d’accès, etc. Une fois que vous obtenez les résultats de l’audit, vous devez les analyser et prendre des mesures correctives si nécessaire.
