La lettre recommandée est un mode d’envoi qui peut être indispensable pour certains courriers comme lorsque l’on souhaite résilier un contrat, envoyer des documents importants, ou tout simplement disposer d’une preuve de la date à laquelle le courrier a été envoyé et reçu. Dans de nombreux cas de figure, l’utilisation de la lettre recommandée est d’ailleurs obligatoire ou fortement recommandée, mais il est également possible d’opter pour la lettre recommandée en ligne.
La lettre recommandée en ligne, c’est quoi ?
L’envoi d’une lettre recommandée par le biais d’un service postal classique nécessite bien souvent que l’on consacre un peu de temps à cette tâche. En effet, il est nécessaire de se rendre sur place avec son courrier, de remplir un formulaire qui sera ensuite validé par l’entreprise prenant en charge l’envoi. L’accusé de réception s’il est demandé lors de l’envoi sera à réceptionner directement dans sa boite aux lettres. Lorsque l’on utilise ce mode d’envoi de façon fréquente et que l’on souhaite gagner du temps, il est tout à fait possible d’opter pour l’envoi d’une lettre recommandée en ligne.
La lettre recommandée en ligne dispose des mêmes avantages que la lettre recommandée classique c’est-à-dire qu’elle va permettre de s’assurer que le courrier a bien été reçu grâce à un accusé de réception. Elle aura donc la même valeur juridique. En effet, il existe des plateformes proposant l’envoi de lettre recommandée en ligne disposant de la qualification eIDAS qui permet de garantir des échanges électroniques sécurisés. Les particuliers peuvent donc utiliser la lettre recommandée en ligne, mais c’est aussi le cas des professionnels comme par exemple les notaires, les syndics, les RH ou toute autre entreprise ou professionnel utilisant régulièrement ou ponctuellement ce mode d’envoi (plus d’informations sur les services adaptés aux professionnels sur le blog Entreprise et Compagnie).
Comment envoyer une LRE ?
L’envoi d’une lettre recommandée en ligne est très simple et ne nécessite même pas d’imprimante. Pour utiliser ce type de service, il suffit de se rendre sur un site proposant l’envoi de lettre recommandée en ligne certifiée. Il est alors possible de s’inscrire sur le site choisi, de télécharger le fichier contenant son courrier, d’entrer son adresse e-mail et celle de son destinataire. Le courrier est alors certifié par l’entreprise en charge de l’envoi et le destinataire sera informé qu’une lettre recommandée lui a été adressée. Ce dernier pourra alors accuser réception du courrier, le refuser ou encore l’ignorer. Les preuves de dépôt et d’envoi ainsi que de réception, de refus ou de non-réclamation selon la décision du destinataire seront alors transmises à l’expéditeur. Qui plus est, le courrier envoyé et les preuves peuvent être archivés durant plusieurs années par l’entreprise en charge de l’envoi de la LRE.
Pourquoi choisir ce mode d’envoi ?
Outre les avantages de la lettre recommandée qu’elle soit envoyée par courrier ou en ligne, la LRE permet de profiter d’un gain de temps considérable et d’éviter les déplacements. Il est également possible de réaliser des envois groupés ce qui peut être particulièrement intéressant pour les syndics par exemple. Par ailleurs l’utilisation d’un courrier électronique est également plus économique et plus écologique puisque ce mode d’envoi ne nécessite pas d’imprimante donc pas de papier ni l’utilisation d’un transport dédié à l’acheminement du courrier. Le paiement s’effectue lui aussi en ligne grâce à un système de paiement sécurisé et il est également possible de suivre l’envoi de son courrier (plus d’informations sur le sujet ici). L’utilisation de la LRE permet donc de faciliter l’envoi de courrier nécessitant un accusé de réception que ce soit pour les particuliers comme les entreprises.
