Toutes les entreprises qui se veulent compétitives veillent à externaliser leur service de secrétariat externalisé. Pourquoi ? Simplement parce que cela permet d’avoir en continu un conseiller disponible pour répondre aux clients, et de s’assurer une permanence téléphonique 7J/7 et 24H/24. Par ailleurs, faire appel à un prestataire externe réduit aussi les frais d’entretien d’un service à l’interne, et surtout, il n’est plus indispensable de créer un département entier pour gestion des appels.
Mais comment choisir son prestataire ? Voici quelques règles fondamentales à suivre.
Centre d’appels ou spécialiste freelance : qui choisir pour son secrétariat téléphonique
Pour assurer efficacement le secrétariat externalisé de votre entreprise, vous devez faire appel à un expert, comme Phone Services.
En effet, répondre au téléphone pour satisfaire les préoccupations des clients n’est pas une tâche simple. C’est un métier qui exige d’être très organisé, et surtout d’avoir une formation minimum de niveau BEP, CAP ou BTS, laquelle peut être complétée par une formation spéciale en télétravail.
Cela dit, il existe de nombreux professionnels qui travaillant en freelance, offrent leurs services de secrétariat externalisé. Mais à moins d’exiger dans le contrat que vous souhaitez qu’il travaille exclusivement pour vous, un professionnel à lui seul ne peut vraiment garantir votre permanence, et ceci, pour chacun des départements de votre entreprise !
Ce qu’il est préférable de faire, pour un résultat satisfaisant et optimal, c’est de faire appel à un centre de gestion des appels. Ces entreprises ont plusieurs télésecrétaires à leur actif qu’ils peuvent mettre à votre disposition en fonction de vos besoins et elles disposent également de l’équipement adéquat. De plus, ceci permet d’éviter les creux dans la permanence téléphonique, et de répondre à toutes les demandes en temps réel.
Comment choisir son prestataire de secrétariat téléphonique
La meilleure méthode pour juger de la performance d’un prestataire consiste à visiter ses bureaux de secrétariat externalisé. C’est la seule façon de voir dans quelles conditions le personnel travaille, et s’il est bien installé et dispose effectivement d’un bureau professionnel. Vous trouverez des idées au sujet de l’aménagement d’un bureau professionnel sur ce site.
Prenez le temps d’observer comment les téléconseillers effectuent la permanence téléphonique, et discutez avec leurs chefs d’équipe. Demandez si possible à avoir les contacts de quelques-uns de leurs clients, afin de vous assurer de leur crédibilité en matière de la gestion des appels.
Si ces renseignements et le coût du service vous conviennent, il est temps à présent d’effectuer un test. Le test gratuit de secrétariat externalisé dure entre une semaine et un mois, selon le type de l’entreprise. Si le test est concluant, le contrat de collaboration peut être signé.
Que faire si le prestataire est domicilié à l’étranger ?
Il peut arriver que le siège du centre d’appels ne soit pas situé dans votre région, mais dans un autre pays à l’étranger. Cela se fait fréquemment, et entre dans le cadre des nouveaux emplois du 21è siècle. Dans de tels cas, l’unique possibilité pour tester l’efficacité du prestataire en secrétariat externalisé consiste à lui faire passer le test d’essai, qui doit demeurer gratuit. Ceci n’est pas négociable.
Pour plus de prudence, évitez dans ce cas de signer un contrat de collaboration à long terme, afin de pouvoir le rompre si des déconvenues surviennent. Il faut aussi s’informer convenablement sur le cadre juridique de travail du pays dans lequel est située l’entreprise, et si besoin est, confier le dossier de collaboration à un expert juridique qui se chargera d’enquêter et de vérifier que les clauses du contrat sont équitables et avantageuses pour chacune des deux parties.
