Pour rencontrer ses collaborateurs, des partenaires business importants dont il faut soigner les relations professionnelles, la location d’une salle de réunion est incontournable pour les autoentrepreneurs mais aussi pour les microentreprises manquant de locaux. Mais comment choisir la salle idéale ? Nos conseils.
Evitez les salles obscures et en retrait de la ville
Car vous n’avez pas assez d’espace et que votre domicile n’engage pas une image très professionnelle de votre business, la location pour une salle de réunion est nécessaire.
Mais cela ne veut pas dire que vous devez choisir la première venue : il est important, pour favoriser une bonne image de marque, que vous vous rendiez dans une salle accessible dans le quartier des affaires de votre commune. Cela renverra une image sérieuse, fiable et professionnelle de votre business, car vous aurez anticipé les besoins de vos collaborateurs. Ainsi, si ces derniers viennent des quatre coins de la France ou du globe, préférez une salle de réunion proche de la gare ou de l’aéroport principal d’arrivée de vos partenaires. De nombreux centres d’affaires se situent à proximité de ces espaces, justement pour éviter aux professionnels de reprendre des transports après avoir passé de longues heures de trajet pour venir vous rencontrer.
Une autre solution, réservée aux plus gros budgets, consiste à louer une salle de réunion dans un quartier de prestige de votre commune, en réservant au préalable une navette pour que vos collaborateurs puissent faire facilement la liaison de leur emplacement d’arrivée à votre salle. Si cette solution est souvent plus chère, elle permet d’assoir une autre dimension à votre image de marque : la réussite et le prestige de votre société. Enfin, si votre business est dans le secteur du luxe, choisir une salle de réunion dans un tel quartier est nécessaire pour correspondre aux exigences de vos partenaires dans le milieu.
Soignez les détails en analysant les options et services proposés
Maintenant que vous savez dans quel(s) quartier(s) chercher la salle idéale, votre budget devrait vous permettre de faire un premier tri. L’étude des options et services proposés en constituera un deuxième.
En effet, la location d’une salle de réunion ne vient jamais seule : elle est accompagnée d’un ou plusieurs services compris, ainsi que des options payantes à réserver d’avance. Pour que votre réunion se passe du mieux possible, il est important de bien analyser ces extras. Ainsi, on attendra au minimum d’une salle de réunion qu’elle soit équipée du Wi-Fi (ou au moins d’un accès à l’Internet haut débit), qu’elle soit climatisée (notamment en si votre rendez-vous professionnel se déroule l’hiver), accessible aux handicapés et enfin qu’elle soit dotée d’un accueil visiteur, d’une fontaine à haut ainsi que d’un distributeur de snacks et/ou de boissons.
Concernant les options payantes, un service de restauration est un vrai plus pour votre image de marque et il est impératif de réserver un écran ou un vidéoprojecteur si ce dernier n’est pas compris dans la location. D’autres options permettent également de faire la différence. C’est par exemple le cas de l’accueil personnalisé, des places de parkings gratuites mais privées, d’une signalétique personnalisée (pour que vos partenaires identifient bien votre entreprise), de grandes baies vitrées pour une lumière naturelle, d’un service de pause (thé, café, viennoiseries), d’une imprimante photocopieuse et de stylos et bloc-notes à distribuer à vos collaborateurs.
Comparez les offres grâce à des plateformes en ligne
Enfin, pour que la salle idéale respecte à la fois vos contraintes de budget, de temps et de satisfaction partenaire, quelques petites astuces peuvent être mises en place pour être sûr de trouver la bonne annonce.
Ainsi, il est fortement conseillé de multiplier les recherches dans votre commune. Trois types de prestataires peuvent vous aider dans cette tâche : les hôtels, qui proposent des services d’organisation de congrès et de réunions professionnelles, les établissements et annonces que vous pouvez trouver directement dans la rue, et les plateformes en ligne dédiées à cette pratique. Pour plus d’efficacité, la troisième solution est à préférer : elle permet de voir rapidement et simplement toutes les salles disponibles dans le quartier ciblé et de comparer leurs prix. Vous trouverez d’ailleurs tout type de salle, de la plus prestigieuse à la plus fonctionnelle, selon vos besoins et votre budget.
A noter, les hôteliers proposeront généralement un prix plus élevé car l’entreprise pourra bénéficier de son image de prestige et d’une prestation tout compris. Cela n’est pas vraiment nécessaire pour une petite entreprise, car l’hôtel est surtout une solution de choix pour les séminaires et les congrès. Pour un simple rendez-vous professionnel, il est préférable de se tourner vers des solutions d’apparence moins prestigieuses mais tout aussi qualitatives. Enfin, n’hésitez pas à visiter les salles ciblées et à vérifier sur Google Street View leur emplacement dans votre ville pour être sûr de choisir la bonne location.
