Les impayés sont les sommes que les clients doivent s’acquitter aux entreprises après que le délai de paiement convenu pour un contrat de vente ait été dépassé. Ce retard de paiement peut être dû à un oubli de la part des responsables du recouvrement, à un litige ou à la mauvaise foi du client. Dans tous les cas, vous devez éviter en tant que possible les impayés pour garantir la pérennité de l’entreprise. Mais comment faire ?
Implémenter un logiciel de recouvrement
L’utilisation d’un logiciel de recouvrement propose différents avantages pour les entreprises. Il permettra de suivre en temps réel les créances clients, d’empêcher les factures impayés et d’améliorer le mode de gestion des paiements.
En se servant d’un programme informatique, vous pouvez récapituler l’identité des clients qui vous doivent de l’argent à une échéance donnée. Il mettra également en évidence les retards de paiement et vous aurez un aperçu fidèle des recouvrements effectifs via des tableaux de bords.
Au-delà des retombées financières positives, un logiciel de recouvrement peut se charger de relancer les mauvais payeurs. En effet, après que l’échéance d’un paiement vient d’être excédée, l’outil enverra par exemple une notification de relance automatique à chacun des clients qui accusent un retard de paiement après paramétrage.
Souscrire à une assurance impayée
Malgré la prudence dont vous faites égard ou l’efficacité des méthodes que vous appliquez, certains clients ne pourront pas toujours payer leurs dettes pour diverses raisons. Ils sont par exemple confrontés à un problème financier passager ou à un litige juridique. Pour que vous puissiez récupérer votre argent, il est conseillé de souscrire à une assurance impayée.
Dans le cadre de ce service, l’assureur avancera à certains pourcentages la somme que le client n’a pas payée à l’entreprise. L’assureur fera ensuite la relance à votre place. Puis il versera le reste de l’argent dès que la créance a été réglée.
En souscrivant à une assurance impayée, vous gagnerez de nombreux avantages. En effet, les mouvements au niveau de la trésorerie vont être réduits. De plus, la méthode permet à une entreprise de conserver un cash-flow positif.
Faites un rapprochement bancaire régulier
Un rapprochement bancaire consiste à comparer les montants financiers enregistrés dans la comptabilité (grand livre bancaire) à ceux des relevés bancaires. Pour ce faire, on réalise un pointage. L’information à savoir est qu’en temps normal, les deux rubriques ne doivent pas présenter des écarts importants sauf en cas d’impayé.
Il est à signaler que des irrégularités peuvent encore être mises en évidence que ce soient des décalages au niveau des dates d’encaissement ou des opérations non comptabilisées.
Lorsque des différences sont remarquées, vous devez alors effectuer une régularisation au niveau de la comptabilité générale. Il faut cependant stipuler qu’une banque peut aussi faire des erreurs. Le comptable doit alors mener des contrôles en présence d’anomalies.
Si une telle opération semble fastidieuse, elle reste obligatoire pour détecter les factures manquantes et les chèques qui n’ont pas encore été encaissés. Pour réaliser un rapprochement, vous pouvez passer par un logiciel de recouvrement ou effectuer un pointage manuel.
Créer une base de données client
Pour établir une base de données fiable, vous pouvez remplir manuellement un formulaire que vous devez mettre à jour dès que de nouveaux clients commandent des produits. Cela dit, vous pourriez perdre du temps et vous ne serez pas à l’abri des doublons.
Pour gagner du temps et assurer la fiabilité des données, vous pouvez utiliser un logiciel. Ce dernier peut d’ailleurs établir un scoring pour chaque client en affaires avec l’entreprise. L’outil pourra distinguer les mauvais payeurs et les bons payeurs du lot. Les utilisateurs du logiciel (service vente, service commercial, marketing, recouvrement…) verront alors la situation individuelle des clients lors d’une prise de décision. De ce fait, les commerciaux pourront par exemple bloquer la vente après avoir vérifié la solvabilité d’un client.
Plusieurs informations doivent figurer dans un formulaire client comme le nom, l’adresse, les coordonnées bancaires et les coordonnées professionnelles. On peut encore configurer une ligne de crédit. Tous ces renseignements serviront en cas de relance. Ils devront alors être précis.
