Une facture acquittée peut avoir une utilité sur le plan juridique et sur la comptabilité de l’entreprise. Évidemment, elle n’est pas obligatoire. Il appartient à celui ou celle qui a commandé la prestation de la demander. Il existe différentes manières de savoir si une facture est bien acquittée ou s’il agit d’une facture simple.
Demander à la personne qui l’a réceptionné
Le meilleur moyen de vérifier que vous êtes en présence d’une facture acquittée est de poser la question. Demandez à celui ou celle qui a réceptionné en main propre la facture en question. Il peut d’ailleurs témoigner du parfait paiement de la facture si besoin. C’est généralement la même qui a représenté l’entreprise payeur et qui a versé la somme en liquide pour s’acquitter de la facture.
Ce système prévaut, qu’il s’agisse d’une facture payée à des fournisseurs, à des particuliers ou à des collaborateurs, etc. Une facture doit toujours être présentée en 2 exemplaires : une pour les fournisseurs et une autre pour les clients. Ce qui permettra de s’en servir comme preuve en cas de conflit.
Ce type de facture n’est pas obligatoire pour les prestataires. Certains n’en présentent donc qu’aux clients qui en font la demande. N’oubliez donc pas de le faire. C’est en effet une belle preuve financière qui sera nécessaire pendant les audits. Pour une facture en bonne et due forme qui rassurera les auditeurs, de préférence, demandez-en une avec les numéros de SIREN ou SIRET de l’entreprise prestataire.
Vérifier les mentions sur la facture en question
Il est à noter que la présentation d’une facture acquittée n’est pas obligatoire. Cela se fait à la demande du payeur dans certains cas. Dans d’autres, les prestataires le font automatiquement. En tous les cas, si celui-ci ne vous présente pas de facture en échange de votre paiement, vous pouvez le lui demander conformément au Code civil français.
C’est plus facile évidemment de prouver le parfait paiement d’une facture si vous avez le document avec vous. Sur ce dernier, quelques mentions sont notamment obligatoires. Il devrait par exemple y être marqué « facture acquittée » ou « facture payée » sur le devant de celle-ci. Si la prestation a déjà été livrée, la facture devrait aussi présenter la mention « livrée ».
Pour qu’une facture acquittée ait une valeur probante, quelques autres informations doivent y figurer. Surtout, il faut qu’elle présente la date du règlement, le mode de paiement, une référence en fonction des règles de gestion financière de l’entreprise prestataire et la signature de celui qui a reçu la somme en question. À chacun sa manière de présenter tous ses renseignements.
Ces mentions prévalent, peu importe la manière dont la facture est délivrée : en main propre, par mail, etc. Évidemment, s’il s’agit d’une simple estimation, ces mentions ne seront pas présentes. Elles sont uniquement obligatoires en cas de facture dument payée. Désormais, il est possible de faire une facture électronique. Cependant, même dans ce cas, des signatures et des dates ainsi que les renseignements susmentionnés sont obligatoires.
Vérifier les documents liés aux paiements
Avec les nouveaux systèmes de règlement, il est parfois difficile de prouver qu’il s’agit réellement d’une facture acquittée. Tel est le cas par exemple s’il s’agit d’un paiement par virement bancaire. Néanmoins, en vérifiant les documents liés aux paiements, cela reste tout de même possible.
Sur les preuves du virement, vous devez avoir le nom de votre entreprise en tant que débiteur. Ce sera une preuve que vous vous êtes acquitté de vos obligations. S’il s’agit d’un paiement par chèque, n’oubliez pas de remplir le talon. Vous pouvez y mettre, outre la somme versée, le nom du bénéficiaire du chèque. Ce qui vous servira de rappel et de preuve de paiement.
À l’instar de la facture acquittée, ces documents doivent être conservés pour servir d’archives à votre entreprise. Selon la loi, ces derniers doivent être gardés pendant au moins 10 ans. Cela vaut aussi pour les bilans annuels ainsi que les comptes de résultat, les rapports, les convocations, les factures, etc. Après ces 10 années, vous devez faire appel à une entreprise de recyclage ou de traitement pour l’enlèvement en toute sécurité de ces documents. Attention, néanmoins juridiquement parlant, la facture acquittée aura plus de valeur et prouvera davantage votre bonne foi en tant que payeur.
