L’assistance administrative externalisée séduit de plus en plus d’entreprises. Disponibles et accessibles à tout moment, les services d’un professionnel indépendant sont une véritable aubaine. Aussi bien pour les petites entreprises qui ont besoin de faire appel à une aide administrative périodique que pour les plus grandes structures qui ont besoin d’un remplacement temporaire. Qu’est-ce que le secrétariat externalisé ? Pourquoi avoir recours à ce type de service ? Comment trouver la bonne assistance administrative ? Tour d’horizon.
Qu’est-ce que le secrétariat externalisé ?
Les métiers de l’assistance administrative externalisée tendent à s’accroître sur le marché du travail. Comptabilité, rédaction de compte rendu, gestion des appels téléphoniques, autant de tâches effectuées par des professionnels de la gestion administrative.
Dans la grande majorité des cas, ces services de secrétariat externalisé sont proposés par des entrepreneurs individuels, travaillant à leur compte. Les missions d’assistance administrative peuvent avoir lieu en télétravail ou dans les locaux de l’entreprise. Et il est également courant que les assistants administratifs externalisés cumulent plusieurs missions de façon simultanée.
Ainsi, la diversité des missions varie selon vos besoins :
- retranscription de courrier ;
- gestion des prises de rendez-vous ;
- relations avec les fournisseurs et gestion des factures ;
- relances des impayés ;
- etc.
Parmi les services d’assistanat externalisé les plus spécifiques, on retrouve des métiers tels que :
- secrétariat médical ;
- secrétariat juridique ;
- assistance comptable ;
- assistance administrative et commerciale ;
- ou encore la permanence téléphonique.
Pourquoi faire appel à l’assistance administrative externalisée ?
Votre entreprise peut être amenée à faire appel aux services d’une assistance administrative externalisée pour plusieurs raisons, parmi lesquels :
- un entrepreneur individuel a besoin des compétences spécifiques pour la gestion administrative de son entreprise ;
- l’embauche effective d’une personne au poste d’assistante administrative représente un budget et faire appel à un service externalisé peut s’avérer moins coûteux surtout, pour des missions ponctuelles ;
- pour pallier l’absence temporaire d’une secrétaire ou pour faire face à une augmentation exceptionnelle de l’activité de l’entreprise ;
De plus, dans la mesure où les services d’assistance administrative externalisée sont proposés par des entrepreneurs indépendants, les besoins des entreprises sont facilement comblés. Mais aussi, la tarification de la prestation de service est plus économique par rapport à l’embauche d’un salarié en contrat à durée déterminée.
Comment trouver une assistante administrative externalisée ?
L’externalisation administrative nécessite de choisir le prestataire qui va s’adapter rapidement aux besoins de l’entreprise. Tant en matière de volume de travail que de compétence professionnelle. Or, dans la mesure où cette activité est ouverte à toutes les personnes qui souhaitent exercer une activité indépendante, il convient de bien vous assurer de leurs expériences.
Et pour cela, il existe des services, tels que 3H18, qui mettent en relation des indépendants, dont le profil a été minutieusement sélectionné, avec les entreprises clientes. Cette mise en relation directe permet aux dirigeants de gagner du temps, de s’assurer du professionnalisme des intervenants et de pallier sereinement leur besoin temporaire d’assistance administrative.
Ainsi, les avantages à faire appel à un secrétariat externalisé sont :
- l’éviction des contraintes administratives liées à l’embauche ;
- faire appel à des freelances est gage de motivation et de professionnalisme de la part des intervenants ;
- et enfin, les indépendants sont disponibles à tout moment.
Les points essentiels à retenir : faire appel à l’assistance administrative externalisée pour pallier une absence temporaire ou pour des missions périodiques est une solution économique pour les entreprises. Quelle que soit leur taille. Et grâce à un service spécialisé qui met en relation les freelances et les dirigeants, chacune des deux parties y trouve un bon compromis professionnel.
