En tant que professionnels (et même particulier), le traitement des documents n’est jamais une partie de plaisir. Factures, contrats, convocations, documents officiels, on peut vite se retrouver submerger par une quantité non négligeable de papiers à classer dans deux très nombreux classeurs (qui faudra aussi entreposer quelque part durant le délai légal).
Partant sur cette problématique, la digitalisation de ces dernières années a offert une solution pour gérer ses documents de façon plus simples et plus économiques avec la dématérialisation.
La dématérialisation, c’est quoi ?
La dématérialisation consiste à remplacer un support physique, le plus souvent le papier, par un format numérique. Dans la plupart des situations, les anciens documents sont numérisés par scanner et ensuite archivés. Les nouveaux documents sont de préférence envoyés directement au format électronique.
Pour dématérialiser les documents papier entrants, plusieurs phases sont à respecter :
- La numérisation du document avec un scanner. La qualité du scan doit être irréprochable pour que le document numérisé soit impeccable.
- L’archivage du document sur un serveur sécurisé. Il faudra en amont définir les droits d’accès au document, avoir une sauvegarde de celui-ci au cas où et l’archiver dans un dossier bien défini.
- S’il existe plusieurs versions du document (non signé et signé par exemple), il faudra bien indiquer les versions.
- Certifier le document conforme à son original papier. Il doit être strictement identique.
Au fil des années, la dématérialisation des documents a permis d’offrir un environnement de travail zéro papier. Outre son aspect écologique, il offre aussi un gain de temps non négligeable dans le traitement et la recherche de documents (fini, l’ouverture d’une dizaine de classeurs avant de trouver le bon document !).
Numériser aussi ses envois
La dématérialisation des documents entrants est une bonne chose, mais numérisés les documents que vous envoyez est encore mieux ! Il faut savoir que la grande majorité des documents sont établis sur ordinateur, et disposent donc naturellement d’un format numérique à envoyer par mail à vos clients et prestataires. Contrats, factures, relances, il n’y a pas vraiment de limites dans la dématérialisation des documents.
Vous devez avoir une preuve de l’envoi d’un document ? Sachez qu’il est possible depuis plusieurs années d’envoyer une lettre recommandée directement en ligne ! Ceci aura exactement la même valeur juridique qu’un courrier recommandé classique.
La dématérialisation des documents peut prendre un peu temps, mais il est désormais indispensable. Le plus facile reste de le faire de façon progressive en numérisant tous les documents entrants et sortants à partir d’une date définie. Au fil des jours, semaines, mois et enfin années, le numérique aura pris la place du tout papier !
