Le secteur du voyage est si immense qu’il est difficile de l’appréhender dans sa totalité. On y retrouve toutes sortes de fournisseurs qui proposent à la fois des services very « cheap » et des offres haut de gamme. Et d’un autre côté, il y a ces prestataires qui sont prêts à modifier le contenu d’une facture contre quelques billets supplémentaires. Pour déterminer des limites, il est primordial pour les grandes entreprises dont les collaborateurs voyagent beaucoup de définir une bonne politique de voyage (PVE). C’est sans contexte l’une des solutions les plus pratiques et efficaces pour contrôler les coûts des voyages professionnels.
La politique de voyage : de quoi s’agit-il ?
La politique de voyage d’entreprise permet de définir un cadre pour toutes les dépenses qui sont effectuées lors d’un voyage professionnel. On parle de limites aussi bien au niveau de la restauration que de l’hébergement et autres. Par exemple, s’il n’y a aucune règle qui stipule que le collaborateur ne doit pas dépasser 250 € en frais de location de voiture par semaine, celui-ci pourrait dépenser plus. Et dans ce cas, qui paiera les pots cassés ? L’entreprise bien entendu !
La PVE est un document important pour les entreprises, d’autant plus qu’il leur permet de faire des économies. De plus en plus d’entreprises ont compris que cette fiche est un excellent garde-fou. Le collaborateur sait à quoi s’en tenir, il connaît ses limites et n’est pas en mesure d’improviser des dépenses. C’est donc la fin des frais superflus ou démesurés.
Comment bien définir sa politique de voyage d’entreprises ?
Pour rédiger une bonne PVE, cela demande du temps et une certaine organisation. Il faut analyser la moindre situation, faire des prévisions au niveau de chaque scénario possible, et prendre les décisions qu’il faut. Certes, c’est un travail colossal qu’il faut abattre, mais l’entreprise y a tout à gagner : réalisation d’économies, bonnes relations avec les collaborateurs, gain de temps, pour ne citer que ceux-là.
Cependant, au-delà de son aspect restrictif, la politique de voyage d’entreprise ne doit pas avoir comme conséquence de stresser les collaborateurs. Elle doit plutôt guider ces derniers dans toutes leurs démarches, que ce soit la recherche d’hôtel, la réservation du billet d’avion, la location d’une voiture, etc. Il ne s’agit pas de punir les employés, mais de les aider à éviter des erreurs qui pourraient non seulement leur coûter cher à eux, mais aussi à l’entreprise. C’est la raison pour laquelle chaque détail compte. Le document doit être suffisamment clair, et sans la moindre ambiguïté. A la fin de la rédaction, il faut pouvoir réduire les dépenses, tout en offrant le confort nécessaire aux employés lors de leurs missions.
Le fait de définir des objectifs clairs permet d’avoir une ligne conductrice. Plus tard, la politique de voyage d’entreprises peut être mise à jour aisément chaque fois que cela est nécessaire. L’idéal est d’élaborer la PVE ensemble avec des collaborateurs qui effectuent souvent des voyages pour l’entreprise dans le cadre professionnel. Grâce à leurs expériences, ils sont en mesure d’aider la société à prendre les bonnes décisions, notamment en fonction des coûts auxquels ils sont confrontés sur le terrain. Ces salariés peuvent aussi proposer de bonnes idées auxquelles l’entreprise n’aurait pas pensé.
Numériser la gestion des notes de frais grâce à la PVE
La politique de voyage d’entreprise permet à une société de définir dans quelles conditions un voyage professionnel peut se dérouler sans être synonyme d’excès. Mais en plus de poser des limites aux salariés, cette fiche peut être une source d’informations pour aider à gérer de façon efficiente les dépenses. L’entreprise peut donc s’en servir pour numériser la gestion des notes de frais. Les collaborateurs y ont aussi tout à gagner, que ce soit en termes de gain de temps, ou de sérénité.
La digitalisation de la gestion des notes de frais a un impact sur toute la société. Il ne s’agit pas seulement de réduire les frais des voyages, mais aussi de rendre la présentation des notes de frais moins contraignante.
