Il est devenu assez commun que les grandes et les moyennes entreprises mettent des cartes bancaires business à la disposition de leurs employés, généralement dans le but de mettre en œuvre une gestion plus simple et plus efficace de la trésorerie. Il s’agit d’un produit financier de plus en plus utilisé pour éviter d’accorder aux collaborateurs des avances de fonds financiers, pour les frais de déplacement entre autres. En ce sens, les cartes American Express fournissent un meilleur contrôle des dépenses.
Les avantages des cartes d’American Express
L’un des facteurs les plus décisifs dans la prospérité d’une entreprise est la gestion efficace de ses ressources. En effet, un bon contrôle des frais généraux est un élément de base dans toute stratégie financière. Dans cette optique, les cartes business d’American Express AMEX sont très utiles, dans la mesure où elles évitent aux employés d’utiliser leur propre argent pour effectuer des paiements pour l’entreprise et permettent à cette dernière d’exercer un meilleur contrôle sur ses dépenses.
Les cartes American Express offrent plusieurs avantages, dont celui de faciliter le travail des employés et d’améliorer leur productivité, car ils peuvent gérer les frais que leur travail exige sans perdre de temps à demander les ressources financières nécessaires à chaque fois. De plus, l’automatisation de l’allocation budgétaire, la présentation des pièces justificatives et les procédures de déductibilité permettent aux collaborateurs et à l’entreprise d’économiser du temps et de l’argent.
Toutefois, le principal avantage des cartes collaborateurs associées est qu’il est possible de tenir à jour un registre des dépenses sans devoir gérer les notes de frais. En outre, il sera possible d’éviter que l’accumulation de dépenses atypiques ne vienne affecter la rentabilité de l’entreprise. Ainsi, il est essentiel d’établir une politique de dépenses qui doit être respectée par tous, avant d’attribuer des cartes American Express aux employés, afin de prévenir les d’excès et limiter les erreurs.
AMEX : comment éviter les risques d’abus ?
Pour s’assurer que les dépenses sont conformes et minimiser le risque d’utilisation abusive des cartes AMEX, il est primordial de préciser la responsabilité des collaborateurs, définir dans quels cas les cartes bancaires d’entreprise peuvent être utilisés et les montants acceptables. Tous les employés qui ont accès à une carte American Express doivent être conscients des politiques de dépenses et s’y conformer. En effet, lorsqu’il s’agit de gestion de la trésorerie, la flexibilité peut s’avérer très coûteuse pour l’entreprise.
Désigner un responsable pour superviser les cartes American Express, permet d’identifier les dépenses non conformes à la politique de l’entreprise. Il faut également rappeler aux collaborateurs d’être attentifs à l’utilisation appropriée des ressources allouées et de suivre les dépenses de façon récurrente. Les révisions devraient être effectuées régulièrement, de même que la planification financière, puisque la fréquence d’utilisation des cartes bancaires d’entreprise en dépend, selon les rôles attribués à chaque collaborateur.
Les cartes American Express permettent de faciliter la gestion des ressources et améliorer la productivité de l’entreprise, à condition que les employés soient au niveau de la responsabilité qui leur est accordée. Les cartes business AMEX permettent de fixer des limites et gérer la trésorerie de l’entreprise de façon plus efficace, notamment lorsque les systèmes de contrôle sont bien utilisés pour détecter les problèmes et mettre en œuvre des solutions au moment opportun.
