La mise en place d’un ERP est un choix crucial qui engage la société pour plusieurs années. Le projet doit donc être établi avec minutie. Si la réalisation d’un audit et l’identification des besoins sont deux étapes indispensables, la rédaction de cahier de charges est aussi essentielle. Il s’agit d’un document contractuel qui sert à définir l’ensemble des besoins fonctionnels de l’entreprise.
L’importance du cahier des charges dans un projet ERP
Les progiciels ont beaucoup évolué depuis leur première apparition il y a quarante ans. À l’origine, ils étaient destinés aux industries. Mais au fil des années, ils ont progressivement conquis d’autres domaines d’activité. Aujourd’hui, près de 80% des organismes œuvrant dans l’industriel sont équipés d’un ERP, tandis qu’on en compte 60% dans la distribution et 40% dans le secteur tertiaire.
L’installation d’un ERP doit cependant être réalisée avec minutie, de manière à ce qu’il réponde parfaitement aux besoins de chaque département. En effet, une fois qu’il sera installé, il deviendra plus complexe d’apporter des modifications. C’est pourquoi il faut non seulement évaluer les besoins avec les directions métiers, mais il est aussi nécessaire de concevoir un cahier des charges. Toutes les données figurant dans ce dossier permettront de choisir le logiciel le plus adapté pour l’entreprise.
Dans le cas d’une conception sur mesure, ce document contractuel servira de ligne directrice pour éditeurs. À partir des indications qui y sont fournies, les développeurs pourront mettre au point un outil conforme aux exigences de leurs clients.
L’élaboration d’un cahier de charges doit être réalisée en équipe, sous la supervision du dirigeant et du responsable des systèmes d’information. Il doit aussi tenir compte des avis des collaborateurs.
Aperçu sur le contenu d’un cahier des charges ERP
Le cahier des charges ERP sert à déterminer clairement le projet. Le nom de l’entreprise, son lieu d’implantation et son secteur d’activité sont bien sûr les informations de base qu’il faut ajouter dans le document. Il doit également indiquer les fonctionnalités et les caractéristiques que l’on attend de l’outil. En effet, si à l’origine, l’ERP était un simple logiciel comptable et financier, son champ d’action est désormais plus développé. Selon les besoins de la société, il peut servir pour le suivi des achats, la gestion de relation clientèle et l’administration du personnel.
D’autres informations obligatoires doivent figurer dans le dossier. Mais afin de n’omettre aucun détail, il est recommandé d’utiliser un service gratuit pour réaliser son cahier des charges ERP. Ainsi, la société bénéficiera des conseils et d’accompagnement d’experts.
Concrètement, il existe aujourd’hui des solutions dites « légères » ou basiques qui intègrent un nombre limité de fonctions. D’autres sont plus fournies en fonctionnalités. Mais, dans le cas où l’entreprise a des besoins spécifiques en fonction de son secteur d’activité, elle peut recourir à la conception sur mesure. Dans ce dernier cas de figure, il faut spécifier dans le document si l’on prévoit de faire appel à un éditeur.
